Что проверяет трудовая инспекция в году. Проверка ГИТ: что проверяют и как подготовиться. Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Компании, в которой работает хотя бы один сотрудник, нужно быть готовой к проверке трудовой инспекции. При нахождении нарушений выписываются штрафы. Если нарушения неоднократные, компанию могут временно закрыть до их устранения. Для предупреждения трат и приостановки деятельности нужно готовиться к проверкам.

Плановые и внеплановые проверки: в чем разница?

Плановая проверка осуществляется на основании плана. Она носит регулярный характер и выполняется вне зависимости от того, имеются ли жалобы на компанию. Это комплексная процедура, в ходе которой проверяются все аспекты деятельности фирмы.

Проведение внеплановой проверки обычно имеет определенные основания: жалобы трудящихся, подозрение на противозаконные действия. Процедура выполняется вне зависимости от того, когда проводилось предыдущее плановое мероприятие.

Основания для плановой и внеплановой проверки

Основания для проведения проверки изложены в статье 360 ТК РФ. Внеплановое мероприятие осуществляется при следующих обстоятельствах:

Истек срок исполнения предписания об устранении правонарушения, выданного ранее.
В трудовую инспекцию поступили жалобы на работодателя от сотрудников.
Есть сведения о том, что работодатель нарушает нормы ТК РФ.
В трудовую инспекцию поступил запрос от трудящегося на предмет проверки условий труда в компании.
Выдан соответствующий приказ руководителя инспекции, изданный на основании запросов прокурора, поручения Правительства.

Плановая проверка осуществляется раз в 3 года. Основание ее проведения – истечение 36 месяцев с даты:

осуществления последнего планового мероприятия;
регистрации ИП или ЮЛ;
подачи ИП или ЮЛ уведомления о начале работы.

ВНИМАНИЕ! График плановых проверок заранее размещается на сайте генпрокуратуры.

Что будут проверять?

В ходе мероприятия инспекторы запрашивают документацию, связанную с трудовыми взаимоотношениями. В частности, обязательно проверяют следующие бумаги:

Трудовые договоры.
Документы о трудовом распорядке.
Штатное расписание.
Внутренние акты.
и их содержимое.
Приказы об увольнении, приеме на должность и переводе на другое место, а также подписи сотрудников на них.
Учет трудовых книжек.
Приказы о сверхурочной работе, письменные согласия сотрудников.
Бумаги, связанные с трудоустройством инвалидов, лиц, не достигших 18-ти лет.
Выполнение норм охраны труда.
Положение о персональных данных трудящихся.
Документы, связанные с трудоустройством иностранцев.

Это основной перечень документации, который будет проверяться в первую очередь. При внеплановой проверке инспектор обычно запрашивает те бумаги, которые связаны с причиной жалоб на компанию.

Как подготовиться к проверке?

В статье 357 ТК РФ указаны полномочия представителей трудовой инспекции:

Право требовать от работодателей документы и сведения, нужные для исполнения надзорных функций инспектора.
Право изымать материалы и сырье, находящиеся на предприятии, для осуществления их анализа.

Часто инспекторы направляют запрос с требованием выслать документы. Бумаги нужно предоставлять в виде копий, заверенных подписью или печатью. Инспекторы не имеют права:

Запрашивать те сведения, которые не относятся к предмету проверки.
Изымать оригиналы бумаг.

Перечень основной документации, которая обычно запрашивается, изложен выше. В некоторых случаях инспекторы требуют следующие бумаги:

Листы по расчету с сотрудниками.
Бухгалтерские ведомости.
Устав ЮЛ.
Положение о ЗП.

Точный перечень бумаг определяется предметом проверки.

Самые распространенные ошибки, выявляемые при проверке

Перед проверкой имеет смысл ознакомиться с распространенными нарушениями, которые допускают работодатели, и исправить их, если они имеют место в компании. Рассмотрим типичные ошибки:

Нет всех документов, которые должны быть. К примеру, компания очень маленькая, а потому работодатель решил не заниматься с оформлением норм внутреннего распорядка. Однако данный документ необходим для организации любого размера. Часто в компании отсутствует правило выдачи расчетных документов.
Отсутствуют трудовые книжки специалистов, которые работают в организации. Эти документы неправильно хранятся (они должны находиться в сейфе работодателя).
Допущены неточности при оформлении трудового договора с сотрудником: отсутствует указание о размере зарплаты, нет подписи сотрудника.
График отпусков был подписан позднее 2 недель от начала года.
Ежегодный оплачиваемый отпуск поделен на несколько частей, но их совокупность не составляет положенных 2 недель.
Зарплата меньше МРОТ.
Зарплата, указанная не в рублях.
Деньги выдают реже, чем раз в 15 дней, и отсутствует согласие сотрудника на это в письменной форме.
Иностранцы приняты на работу по срочному договору до завершения их разрешения на труд (в этом случае предпочтительно оформление бессрочных договоров).

ВАЖНО! В рамках мероприятия проверяются не только документы. Также представители трудовой инспекции следят за своевременностью прохождения аттестаций, безопасностью трудящихся. Если того требует работа, нужно позаботиться о наличии защитных масок, перчаток и прочих защитных аксессуаров.

Как оформляются итоги проверки?

По итогам контрольного мероприятия оформляется акт в двух экземплярах. К нему могут прилагаться следующие документы:

Протоколы анализа товара, изготавливаемого на предприятии.
Итоги осуществленных экспертиз.
Предписание, в котором изложено требование о ликвидации правонарушений.
Объяснения трудящихся.
Прочие документы, которые важны в рамках проведенной проверки.

Обычно в рамках планового мероприятия оформляется больше бумаг. Связанно это с тем, что его отличает комплексный характер: проверяются все аспекты деятельности компании.

Штрафы по итогам проведенной проверки

Что будет, если трудовая инспекция найдет правонарушения? Сначала выдается предписание. Если работодатель не устраняет нарушения в течение положенного времени, выписывается штраф или деятельность компании временно останавливается. Кто обязан его выплачивать? Все зависит от внутренних правил компании. Это может быть ИП, директор, главный бухгалтер.

Рассмотрим перечень распространенных штрафов 2017 года:

Нарушение ТК РФ: 1 000-5 000 рублей для ЮЛ.
Повторное правонарушение: 50 000-100 000 для ЮЛ, 5 000-10 000 рублей для ИП.
Допуск к работе трудящегося без санитарной книжки: 10 000-20 000 рублей.
Отсутствие трудового договора или его неверное заполнение: 50 000-100 000 рублей для ЮЛ и 5 000-10 000 рублей для ИП.
Повторное уклонение от оформления ТД: 30 000-40 000 рублей для ИП и 100 000-200 000 рублей для ЮЛ. Для должностных лиц это грозит закрытием компании сроком до 3 лет.
Нарушение норм охраны труда: 2 000-5 000 рублей для ИП и 50 000-80 000 рублей для ЮЛ.
Повторное подобное правонарушение: 30 000-40 000 рублей или закрытие до 3 лет для ИП и 100 000-200 000 рублей или закрытие на срок до 3 месяцев для ЮЛ.

Чем больше ответственности лежит на руководителе или уполномоченном лице с точки зрения закона, тем больший штраф ему предъявляется.

А что на практике?

Штрафы за правонарушения немалые. Однако на практике выписываются они редко. Также редко проводится полноценная проверка трудовой инспекции. Но это не значит, что требования закона нужно игнорировать. Если инспектор найдет реальные правонарушения, наказания не избежать.

На первом этапе работодателю выдается только предписание. То есть ЮЛ или ИП предоставляется шанс на исправление. Настоящие проблемы появляются после повторного правонарушения. В этом случае придется выплачивать большой штраф. Компанию могут и вовсе закрыть.

Если к плановой проверке можно полноценно подготовиться, то внеплановое мероприятие проводится относительно внезапно. Поэтому желательно оформлять все документы правильно, заключать с каждым сотрудником трудовой договор, вводить все необходимые локальные акты. Особенно это касается организаций, которые проверяются чаще всего (к примеру, заведения общественного питания).

Государственная инспекция труда наделена значительными полномочиями по проверке соблюдения работодателями требований трудового законодательства. Так какие же документы проверяет трудовая инспекция? Расскажем в статье.

Чаще всего трудовая инспекция приходит с проверками по жалобам. Так как не существует четко установленного проверяемого перечня, рекомендуем готовиться к проверке по всем документам, связанных с кадрами — трудовые договоры, различные положения (об оплате труда, премировании, распорядок дня), приказы, трудовые книжки, расчетные листки, табели, документы о выплате и начислении заработной платы, охрана труда и так далее.

Основные вопросы проведения проверок отражены в Трудовом кодексе РФ в главе 57 «Государственный контроль (надзор) и ведомственный контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (ст. 353-368 ТК РФ)».

По установленному законодательством правилу, проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Основания для проведения внеплановой проверки трудовой инспекцией

невыплата (задержка) или неполная выплата заработной платы в установленный срок;
установление зарплаты в размере меньшем, чем это предусмотрено трудовым законодательством, то есть ниже МРОТ;
невыполнение работодателем предписания инспектора труда;
поступление информации о фактах нарушения трудового законодательства, повлекших возникновение угрозы причинения вреда жизни и здоровью работников;
жалоба работника на нарушение трудовых прав;
запрос работника на проверку условий и охраны труда на его рабочем месте;
приказ руководителей трудовой инспекции или Федеральной службы по труду, изданный на основании поручения Правительства РФ, Президента РФ или прокурора.

Обращения и заявления, не позволяющие установить лицо, обратившееся в Роструд или в его территориальный орган, а также обращения и заявления, в которых отсутствуют сведения об указанных фактах, не могут служить основанием для проведения внеплановой проверки работодателя.

О проведении внеплановой проверки работодатель уведомляется уполномоченным должностным лицом Роструда или его территориального органа, которому поручено проведение проверки, не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

Внеплановая проверка работодателя может проводиться в форме документарной проверки и (или) выездной проверки.

Плановая проверка трудовой инспекции

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие оснований, указанных в Федеральном Законе от 26.12.2008 № 294-ФЗ:

прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Данный список оснований является закрытым, то есть проверяющие не имеют права называть иные причины для осуществления запланированных проверок соблюдения норм трудового права.

Проверка кадровых документов.
Проверка безопасности выполняемых работ.

Проверка кадровых документов

В первую очередь, при подготовке к визиту инспекции, следует проверить состав документов. Инспекцию труда заинтересуют материалы, связанные с трудовыми отношениями и с охраной труда. Необходимо удостоверится в том, что данные документы находятся в полном порядке.

Кадровые документы, которые будут проверять:

учредительные документы;
коллективный договор;
все бумаги, которые связаны с оплатой труда;
правила внутреннего трудового распорядка;
трудовые договоры, (статья 57 ТК РФ устанавливает существенные условия заключения трудового договора);
штатное расписание;
табели учета рабочего времени;
табели учета рабочего времени сотрудников, занятых на вредных работах;
табели расчета зарплаты;
больничные листы;
график отпусков;
личные карточки;
приказы о назначении на должность;
трудовые книжки;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
положение об оплате труда и премировании;
положение о защите персональных данных.

Постановление Госкомстата от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму приказов, личных карточек, графика отпусков, штатного расписания, табелей учета рабочего времени и прочих документов, касающихся учета кадров, расчета рабочего времени и оплаты труда. Следовать данному постановлению обязаны абсолютно все предприятия, независимо от формы собственности. Существует ряд исключений для бюджетных организаций.

Проверка локальной внутренней документации

К ней относятся коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, положение о защите персональных данных, положение о коммерческой тайне. Перечисленные документы должны соответствовать закону, не должны противоречить друг другу и не ухудшать положение сотрудников предприятия в сравнении с правилами закона.

Следует сопоставить все эти документы с трудовыми договорами, часто в них находятся разные режимы работы. Также с трудовым договором необходимо сопоставить штатное расписание, Положение об оплате труда и премировании, для исключения разных систем оплаты труда и разных дат получения зарплаты.

Проверка графика отпусков

Следует убедиться, что за последние годы в отпуск отправлялись все работники, при этом графики отпусков не нарушались, обратите внимание на то, как выплачивались отпускные. Если кому-то из сотрудников не доплатили положенной суммы, сделайте это прямо сейчас. Не забывайте, что должен утверждаться не позднее, чем за две недели до окончания календарного года. Обратите внимание, не противоречит ли продолжительность отпуска закону. В случаи, если кто-то из сотрудников уходил в отпуск не по графику, необходимо внести изменения по приказам и заявлениям работников.

Проверка выплаты зарплаты

Инспекторы непременно обратят внимание на то, как выдается заработная плата (по закону необходимо выплачивать ее два раза в месяц). В Правилах внутреннего распорядка, коллективном и трудовом договорах должна быть отражена информация о времени и месте выдачи зарплаты.

Проверяющие также обратят внимание на размер зарплаты, помните, что она не должна быть ниже установленного законом минимума.

В случае если работнику выплачивают надбавки, премии, организация должна документировать данный факт. Также следует проверить, всем ли уволенным работникам были произведены выплаты.

Проверка сведений, связанных с охраной труда

Каждый работодатель должен обеспечивать своим работникам безопасные условия труда. Они прописаны в документах по охране труда, наличие которых необходимо в любой организации. Это могут быть различные инструкции, документы, подтверждающие, что с работниками проводилось обучение по охране труда. Подобного рода документы должны быть в наличии, независимо от величины организации и количестве нанятых сотрудников.

При проверке безопасности выполняемых работ инспекторы смотрят следующие условия:

требования, связанные с обучением и инструктированием работников;
меры безопасности при проведении работ;
обеспечении работников средствами защиты;
организация и проведение аттестации рабочих мест по условиям труда (сейчас СОУТ), а также использования результатов АРМ (СОУТ) для предоставления льгот и компенсаций работникам, проведения периодических медицинских осмотров и др.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

Срок проведения проверки

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок — не выше 60 рабочих дней. Если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Проверка трудовой инспекции – это всегда мероприятие не из приятных. Будь она плановой или внеплановой, к ней необходимо правильно подготовиться. В каких случаях стоит ждать инспекторов, и как подготовиться к ней самостоятельно, расскажем в нашей статье.

Из статьи вы узнаете:

Что проверяет трудовая инспекция

Однозначно ответить на вопрос “Что проверяет трудовая инспекция?” не получится. Поскольку всё зависит, прежде всего, от вида проверки и ее основания.

Выделяют два вида проверок – это плановые и внеплановые. Плановый надзор проводится в соответствии с Федеральным законом от 26.12.2008 № 294-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля” (далее Закон № 294-ФЗ). Такие мероприятия не могут быть чаще установленных в законе сроков.

Запланированные инспекции отражаются в специальном графике на год, который утверждается ежегодно до окончания года, предшествующего году проверки. Такой график размещается на сайтах региональных ГИТ, а также на сайте Роструда . Но вы можете скачать его в нашей статье>>>

При плановом визите инспекторы могут проверить любую сферу деятельности организации, так или иначе связанную с трудовым правом.

С 13 декабря 2019 года ГИТ может не только оштрафовать компанию на 50 тыс. руб. за задержку заработной платы, но и без суда взыскать долги. Эксперты журнала "Справочник кадровика" рассказали, как теперь инспекторы взыскивают зарплату в упрощенном порядке, и в каких ситуациях можно добиться признания решения о взыскании незаконным.

Если речь идет о внеплановой проверке ГИТ, то она носит более узкую специализацию. Основанием может быть или жалоба сотрудника, или экстраординарная ситуация, произошедшая на производстве (несчастный случай, забастовка и т.п.).

Проверки могут проводиться в выездной форме или документарной. Общий срок проведения – не более 20 рабочих дней (ч. 1 ст. 13 Закона № 294-ФЗ). Специальный срок закон предусмотрел только для плановых выездных инспекций малых предприятий – не более 50 часов, микропредприятий – не более 15 часов.

Новый регламент проверок ГИТ

В июне 2019 года был утвержден новый Административный регламент осуществления Федеральной службой по труду и занятости федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (утв. Приказом Роструда от 13.06.2019 г. № 160, далее Регламент). Инспекторы работают по нему с 22 октября 2019 года.

Теперь у компаний будет больше времени для подготовки к проверочным мероприятиям, поскольку, согласно новому Регламенту, их график должен быть размещен на сайтах региональных инспекций не позднее 10 ноября. Ранее такая информация размещалась до 1 декабря.

В новом году ГИТ готовит график, по-прежнему опираясь на риск-ориентированный подход (п. 2 ст. 8.1 Закона № 294-ФЗ). При применении такого подхода периодичность визитов проверяющих для различных категорий работодателей будет не одинакова. Чем больше риск нарушения трудовых прав в компании, тем чаще к вам могут наведываться.

На периодичность влияет 3 фактора:

Добросовестность компании в отношении персонала. Здесь оценивается зафиксированное количество обращений граждан с жалобами на нарушение их прав за последние 3 года, а также количество несчастных случаев на производстве. Если в инспекции таких данных на компанию нет, то коэффициент принимается равным 0.
Потенциальный вред. Этот показатель рассчитывается не для конкретного работодателя, а в целом по отрасли, поэтому как-то изменить его наниматель не в силах.
Масштаб распространения негативных последствий. Зависит, прежде всего, от величины компании, а именно – от численности работников. Чем она выше, тем больше коэффициент.

Таким образом, чем больше будет итоговый коэффициент, тем чаще к вам будут наведываться инспектора. Для компаний с высоким риском это 1 раз в 2 года, а для компаний с умеренным рисков – только 1 раз в 6 лет. Тогда как работодатели, относящиеся к группе с низким уровнем риска, проверяться и вовсе не будут.

Во время обучения по программе профессиональной переподготовки "Организация работы с персоналом" вы узнаете, как оформлять кадровую документацию по новым правилам, как оценивать кандидатов и принять на работу нового сотрудника, как внедрять профстандарты и что делать, если квалификация работников не соответствует их требованиям, и многое другое. После завершения учебного курса вас ждет официальный диплом.

В Регламенте Роструд определил, какие документы проверяет трудовая инспекция при проверке (п. 13). В перечень вошли 26 видов документов. Однако это не значит, что проверяющий может потребовать любой документ из этого перечня. Не следует предоставлять документацию, если она:

не имеет отношения к теме проверки;
необязательна, так как не соответствует специфике деятельности компании;
может быть получена проверяющим в рамках межведомственного взаимодействия (п. 14 Регламента);
уже предоставлялась при предыдущей документарной проверке.

Также инспекторам теперь дана большая свобода. Они могут без решения суда взыскивать с работодателя долги по заработной плате . Для начала, при обнаружении нарушения инспектор выдает предписание на устранение с конкретным сроком его исполнения. Если требование не будет исполнено или обжаловано в 10-дневный срок, то выносится решение о принудительном взыскании зарплаты.

Если такое решение будет проигнорировано компанией, то материалы дела передаются судебным приставам.

Что проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

В графике проверок ГИТ на 2020 год отражается цель визита проверяющих. Как правило, можно встретить следующую формулировку: “Проверка соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права”.

Это означает, что инспектор при ревизии может коснуться любых моментов, связанных с кадровым делопроизводством и соблюдением трудовых прав персонала. Но только в рамках вопросов, перечисленных в проверочном листе.

При этом инспекторы могут проверять:

заключение трудовых договоров и правильность их оформления;
наличие обязательных локальных нормативных актов и штатного расписания;
правильность заполнения, хранения и выдачи трудовых книжек;
наличие подписей в документах, с которыми сотрудник должен быть ознакомлен письменно;
правильность оформления выходов работников в выходные, праздничные дни и сверхурочно;
соблюдение прав льготных категорий граждан;
соблюдение норм охраны труда и т.д.

Узнать включена ли ваша компания в график проверок государственной инспекцией труда на 2020 год вы можете в нашем материале: План проверок трудовой инспекции на 2020 год .

При проведении надзорных мероприятий инспектора ГИТ должны будут использовать проверочные листы (чек-листы), выходить за рамки которых не допускается. Всего их разработано 107 штук. Более подробно о чек-листах вы можете прочитать в нашем материале: Проверочные листы ГИТ .

Внеплановая проверка трудовой инспекции

Внеплановая проверка выполняется с целью выявления, подтверждения и фиксации допущенных нарушений трудового законодательства работодателем. Поэтому, даже если ваша компания не включена в график, или еще действует период надзорных каникул, визита инспекторов вам не избежать.

Внеплановая проверка трудовой инспекции может носить выездной или документарный характер и проводится в случае:

поступления жалобы от сотрудника, в том числе и уволенного;
истечения срока ранее выданного предписания об устранении нарушений;
поступления в органы прокуратуры информации об имеющихся фактах нарушений требований законодательства в организации.

О проведении выездных мероприятий руководитель компании должен быть извещен не позднее суток до ее начала. При этом законом не установлено, каким способом уведомляется работодатель. Предупреждать не будут только в случае, если допущенное нарушение угрожает жизни и здоровью работников.

В ходе документарной инспекции проверяющий направляет запрос в организацию на предоставление документов, необходимых для освещения интересующего вопроса. При выездном мероприятии инспектора осуществляют надзорные действия непосредственно в офисе компании.

Принуждение к увольнению – ответственность работодателя

Внеплановая проверка трудовой инспекции по жалобе работника

Наиболее частый повод для незапланированного визита инспекторов ГИТ – это жалоба работника. Проведения выездных мероприятий будет законным, если проверяющие предъявят руководителю свои удостоверения и заверенную копию приказа (ст. 12 Закона № 294-ФЗ).

Руководитель имеет право ознакомиться с текстом приказа и сделать его копию. В приказе отражаются не только документы, которые подлежат проверке, но и сроки её проведения.

Внимание! По новому Регламенту, если выездная проверка ГИТ проводится по согласованию с прокуратурой, инспектор обязан, кроме распоряжения и удостоверения, предоставить копии документов о согласовании.

В указанный период инспекторы вправе находиться на территории работодателя столько времени, сколько это необходимо (ч. 1 ст. 357 ТК РФ). Как правило, для них выделяется отдельное помещение, чтобы ограничить их общение с персоналом. Они вправе требовать от руководителя немедленного устранения нарушений.

Не стоит предоставлять проверяющим документы, которые они не запрашивают, поскольку это может привести к негативным последствия в случае их некорректного оформления.

Подготовка к проверке ГИТ

Когда руководителю стало известно о предстоящем визите проверяющих, необходимо провести самоконтроль внутренней кадровой документации. Это поможет избежать дополнительных штрафов.

Если внести корректировки в трудовые договора или локальные нормативные акты работодатель уже вряд ли успеет, то проверить наличие всех необходимых подписей возможно.

Для самоконтроля кадровику целесообразно использовать такой инструмент, как проверочные листы. Чек-листы размещены в свободном доступе на портале Онлайнинспекция.рф . После ответов на вопросы вы получите заключение, указывающее на имеющиеся ошибки и недочеты, которые требуется устранить. Также вам будет дано правовое обоснование, которое подтвердит факт ошибки.

Такое мероприятие позволит “подтянуть хвосты” перед визитом инспекторов и поможет избежать штрафов, которые в настоящее время достигают 50 000 руб. для первого нарушения (ст. 5.27 КоАП РФ).

Проверки государственными органами компаний различных форм собственности на предмет соответствия их деятельности нормам трудового права, закреплены законодательством РФ в сфере надзора. Для подобных действий государственных структур имеются соответствующие основания, регламенты и процедуры. Главной целью проверок трудовой инспекции является контроль за соблюдением должностными лицами, предпринимателями и организациями норм и требований трудового законодательства (статьи 353 и 356 ТК РФ).

Проведение трудовыми инспекциями (территориальными подразделениями Роструда) проверок организаций регулируется Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 294 «О защите прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного и муниципального контроля», Постановлением Правительства РФ № 875, закрепившем Положение о надзоре в сфере трудового законодательства и иными нормативными актами. На региональном и местном уровнях также имеются регламентирующие такие проверки законы.

Проверки трудовой инспекции – непростой период в жизни любого предприятия, огромная физическая и моральная нагрузка на руководство, финансовую и кадровую службы.

Поэтому, так важно знать характерные особенности таких мероприятий, и быть готовым к ним заблаговременно.

Основания для проведения проверок

Проверки, проводимые государственными трудовыми инспекторами в организациях, могут быть плановыми и внеплановыми (которые, в свою очередь, подразделяются на документарные и выездные). Порядок осуществления ревизий определен строго законодательно. Для начала проверочных действий и в первом, и во втором варианте нужны основания (причины, случаи).

Плановая проверка возможна в отношении любых организаций и выполняется один раз в три года.

Для ее осуществления достаточно наличие даже одного основания , из называемых Законом № 294-ФЗ:

прошло три года со дня государственной регистрации работодателя;
вышел трехлетний срок с момента завершения последней плановой проверки;
работодатель фактически осуществляет свою предпринимательскую деятельность в течение трех лет (с момента подачи особого извещения в уполномоченный орган).

Для проведения внеплановой проверки нужен определенный повод, исходящий, как правило, от сотрудников предприятия и сигнализирующий о различного рода нарушениях (часть 7 статьи 360 ТК РФ):

обращение работника с заявлением в трудовую инспекцию о нарушении его трудовых прав со стороны работодателя;
поступление запроса о ревизии условий труда на рабочем месте от сотрудника какой-либо организации;
получение заявления от физических лиц, организаций, работодателей, органов государственной власти, СМИ о случаях нарушения норм трудового права. Эти действия должны нести угрозу нанесения вреда жизни и здоровью сотрудников;
завершение срока исправления работодателем нарушений по предписанию трудовой инспекции;
издание приказа (распоряжения) руководителя подразделения государственной трудовой инспекции об осуществлении внеплановой проверки по запросу прокурора, поручению Президента или Правительства.

Полезная информация руководителю о данной процедуре

Анонимные обращения трудовой инспекцией, как и другими государственными органами, не рассматриваются. В РФ это правило закреплено на законодательном уровне. В заявлении работника в трудовую инспекцию в обязательном порядке указывается его основные данные: ФИО, адрес и номер телефона.

Если жалоба подана сотрудником на работодателя , то последний, как правило, желает владеть информацией, от чьего имени было заявлено о факте нарушений. Однако, сотрудник может сохранить данные о себе в тайне (обязательно упомянув об этом в заявлении), тогда инспекторы должны действовать строго конфиденциально (статья 358 ТК РФ).

Закон не предусматривает обязательного уведомления работодателей о проведении внеплановых проверок. Если предупреждение о дате начала инспекции не способно повлиять на качество проверки в целом, то трудовой инспектор может предупредить работодателя не позднее, чем за сутки до прихода проверяющих на предприятие, что чаще всего и происходит на практике.

Если имеет место не комплексная, а тематическая проверка выполнения требований законодательства в сфере труда, то инспекторы в своих действиях не имеют права выходить за рамки обозначенных вопросов , требовать сведения вне предмета ревизии. Так, если тема проверки – документы по охране труда, то проверяющие не могут касаться вопросов деятельности кадровой службы.

Во время ревизии инспекторы государственной трудовой инспекции, помимо проверки необходимых документов, могут осматривать все помещения предприятия, задавать вопросы персоналу, запрашивать недостающие сведения у ответственных сотрудников.

При выявлении нарушений административная ответственность (штраф) может быть наложена не только на руководителя организации, но и на ее отдельных работников, к примеру, начальника отдела кадров, бухгалтера. Однако рядовых сотрудников оштрафовать нельзя.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Документация для ревизии инспекцией

Официально утвержденного состава и порядка документов, которые необходимо проверить инспекции, не существует. Неважно, какого рода проверки проводятся в организациях, – плановые или внеплановые, трудовая инспекция вправе затребовать любые документы , касающиеся деятельности организации в сфере труда. Особенно, если речь идет о комплексных проверках. Предъявляются как оригиналы документов для инспектирования, так и подтверждения того, что работники были ознакомлены с ними (росписи в журналах). С полученных оригиналов допустимо делать копии и выписки.

Весь массив инспектируемых документов можно разделить на три большие группы :

Документы кадровой службы: и Учредительный договор, коллективный договор, с вкладышами, личные карточки работников, различные должностные инструкции (например, и др.) и , многочисленные приказы по кадрам (о , об увольнении, о переводе, об отпуске, о поощрениях, о командировках и др.), больничные листы, и соответствующие извещения, положение об оплате труда и премировании, журналы и книги учета и ознакомления (книга учета движения трудовых книжек и вкладышей, журнал ознакомления с локальными нормативными актами и др.).
Документы бухгалтерии: многочисленные документы, связанные с оплатой труда – , расчетные листки, лицевые счета работников и др.
Документы по охране труда: , положение о персональных данных, инструкции, связанные с охраной труда, положения об аттестации, документы об обучении и медосмотрах граждан, журнал инструктажа по технике безопасности, соответствующие приказы (распоряжения) работодателя и др.

Проведение проверки в бухгалтерии и в отделе кадров

Бухгалтерский отдел и отдел кадров – ключевые участки ревизионных действий уполномоченных органов. Именно в этих местах на предприятии и сосредоточено основное количество необходимой документации.

В бухгалтерии осуществляется проверка соответствия системы оплаты труда на предприятии действующему законодательству, выявляются, не нарушены ли экономические права работников. Проверяющими могут быть затребованы: платежные ведомости, расчетные листки работников, лицевые счета сотрудников, касса, чековые книжки.

Частыми нарушениями на этом участке работы могут быть:

игнорирование оповещения работников о зарплате при помощи расчетных листков;
неправильное оформление платежных ведомостей;
отсутствие подписей работников на документах, ошибки в лицевых счетах сотрудников и др.

Предметом проверки в отделе кадров являются: учредительные документы организации, коллективный и трудовые договора, трудовые книжки и их вкладыши, документы по отпуску и выплате заработной платы, локальные акты организации, документы, связанные с охраной труда, приказы и распоряжения работодателя, извещения и уведомления, заявления и справки, журналы и книги учета с подписями ознакомленных с правилами и событиями сотрудников.

Изучаются кадровые приказы : приказы о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении, по формам, утвержденным Госкомстатом РФ от 2004 года. Также ревизоров могут заинтересовать приказы о дисциплинарных взысканиях, о сверхурочных работах, об отстранении от работы, о временном переводе из-за производственной необходимости и т.п.

Локальные нормативные акты должны иметь форму и содержание в строгом соответствии с законом, не должны допускать противоречий по отношению друг к другу, а также к трудовым договорам и штатному расписанию (разный рабочий график, различные системы оплаты труда и др.).

Частые документальные нарушения в кадровой службе:

По результатам плановой проверки составляется специальный акт , а если имели место нарушения, – соответствующий протокол . Работодателю выдается предписание об их устранении в определенный срок.

Если этого не последовало, то вступает в силу административная ответственность по отношению к руководителю на основании Кодекса об административных правонарушениях. Проверка предприятия трудовой инспекцией может быть обжалована либо главному госинспектору труда РФ, либо с помощью подачи .

Период проведения плановых проверок

Плановая проверка надзорного органа в сфере труда инспектирует трехлетний период деятельности предприятия. При этом в настоящее время на сайте Генпрокуратуры РФ можно узнать о графике плановых проверок организаций на определенный год. Такой план в обязательном порядке размещается на сайте до конца следующего перед проверочным года.

Роструд должен за три дня до начала уведомить организацию о проведении на ее территории плановой проверки. Проведение проверки, не включенной в общегодовой график, запрещается, ее результаты аннулируются.

Несмотря на то, что плановые проверки положено производить не чаще одного раза в три года, из этого правила имеются исключения . В отношении образовательных, медицинских организаций и предприятий социальной сферы проверяющие мероприятия осуществляются два раза и более в течение трех лет.

Внеплановая проверка может быть проведена в любой момент. Даты проверок фиксируются в журнале учета мероприятий по контролю.

По общему правилу срок проведения плановой проверки не может быть больше 20 рабочих дней, для филиалов общий срок – не выше 60 рабочих дней. Однако, если речь идет о субъектах малого бизнеса, то для малого предприятия и микропредприятия этот период равен, соответственно, 50 часам и 15 часам. К внеплановым проверкам данные установления не относятся. При необходимости срок выездной плановой проверки продляется на 20 рабочих дней (но не выше), о чем необходимо за 3 дня предупредить работодателя.

Как правильно подготовиться к проверке

Проверка организации трудовой инспекцией является масштабным мероприятием, к которому невозможно подготовиться одномоментно. Поэтому, рекомендуется периодическое проведение внутреннего аудита документации предприятия , чтобы была полная готовность даже к внеплановой ревизии.

Лучше правильно оформлять документы сразу, «по факту», не откладывая «на потом», а также периодически приводить их в порядок , проверять на соответствие трудовому законодательству. У работодателя все обязательные документы по труду должны присутствовать в наличии и быть надлежащим образом оформленными.

В первую очередь, специалисты трудовой инспекции обращают внимание на наличие и правильное оформление различных правоустанавливающих документов в организации. Все типовые распоряжения и приказы должны составляться по специальным формам; под заявлениями и расписками работников – стоять их подписи; журналы – иметь твердые обложки, быть переплетены и , с нумерацией страниц, указанием общего количества листов, подписями ответственных лиц и печатью организации.

Также при проведении любого вида проверок во избежание штрафа, следует максимальное внимание уделить подготовке недостающих документов . Таковыми часто оказываются локальные нормативные акты, которыми любят пренебрегать небольшие фирмы. Проверяется не только их наличие, но и структура оформления, соблюдение их на практике.

Для удобства работы кадровой службы рекомендуется поместить отдельно перечень особых категорий работников: несовершеннолетних, находящихся в , занятых на вредном производстве, сотрудников с особенностями возрастного развития, иностранных граждан, и др. В случае проверок трудовая инспекция уделяет соблюдению их трудовых прав повышенное внимание.

О правилах и особенностях проведения проверок трудовой инспекцией смотрите в следующей видеолекции:

Во время плановой проверки сотрудникам трудовой инспекции требуется проверить точность и своевременность исполнения трудового законодательства работодателями. В ходе выездной проверки государственные инспекторы будут осуществлять анализ деятельности подконтрольной организации.

Для проверки законности совершаемых работодателем действий и принимаемых решений государственным служащим потребуется провести анализ документов, подготовленных для трудовой инспекции руководителем компании.
Инспекция по труду основывает свою деятельность на следующих принципах:

уважение, соблюдение и защита гражданских прав;
независимость и гласность проверки;
законность и объективность решений, принимаемых по итогам изучения работодателя.

В ходе подготовки и проведения контрольных мероприятий в 2018 году должностные лица инспекции по труду нацелены на выполнение таких задач как:

предотвращение и выявление фактов отступления от трудовых норм или правил безопасности трудовой детальности;
информирование работодателей и работников о современных методах соблюдения действующих положений;
сообщение уполномоченным государственным органам об обнаружении фактов совершения неправомерных деяний (действий или бездействий), злоупотребления правом или принятия решений, не соответствующих указаниям трудового законодательства.

Документы, необходимые для проведения проверки

Законодатель передает трудовым инспекторам права по:

истребованию у работодателей и бесплатному изучению любой документации, информации или объяснений, которые требуются для наиболее полного и всестороннего изучения подконтрольного объекта;
изъятию для анализа образцов веществ и материалов, которые обрабатываются или иным образом используются производственными работниками;
направлению в адрес работодателя официальных запросов с просьбой предоставить конкретные документы. Получив такой письменный запрос, руководитель должен передать государственным служащим копию необходимого документа, удостоверенную печатью предприятия, а также личной подписью начальника или уполномоченного им должностного лица организации.

Трудовое законодательство не позволяет государственным инспекторам оставлять запросы на документы или изымать образцы, которые не имеют отношения к проводимой проверке. Также сотрудники трудовой инспекции не вправе совершать изъятие из организации оригинальных экземпляров любых документов.

Какие документы проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Для всестороннего изучения объекта уполномоченным инспекторам необходимо проанализировать:

учредительные документы организации (устав или учредительный договор);
документы об ИП или сведения об участниках юридического лица;
выписку из ЕГРЮЛ;
локальные нормативные акты, утвержденные руководством компании;
официально действующие в организации должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, а также штатное расписание;
содержание индивидуальных и коллективных трудовых договоров, заключенных с работниками и руководителем фирмы;
акт о порядке обработки персональных данных работников;
положение об организации работы по охране труда, положение о службе охраны труда;
утвержденный руководителем график отпусков, необходимый согласно ст. 123 ТК РФ;
положения об оплате труда (ст. 129 ТК РФ) и начислении стимулирующих выплат (ст. 135 ТК РФ);
форму расчетного листка и график сменной работы;
личные карточки работников, оформленные в соответствии с действующими стандартами;
трудовые книжки и журнал движения трудовых книжек;
журнал учета рабочего времени;
схему управления производственно-хозяйственной деятельностью;
журнал прохождения вводного и рабочего инструктажа, программы по проведению инструктажа на рабочем месте, инструкции по охране труда;
приказы о порядке прохождения стажировки, приказы о допуске к самостоятельной работе;
акты ввода в эксплуатацию зданий и сооружений, акты приемки производственных механизмов;
личные карточки учета выдачи средств индивидуальной защиты, документы о приобретении специальной одежды и обуви;
протоколы аттестации по охране труда, удостоверения о прохождении обучения правилам безопасности трудовой деятельности;
документы о прохождении медицинских осмотров.

Какой период проверяет трудовая инспекция при плановой проверке

Согласно законным указаниям плановая проверка работодателя, проводимая сотрудниками трудовой инспекции, должна происходить не чаще 1 раза в течение 3-х лет.

Какие года обычно проверяет трудовая инспекция

Чаще всего проверке подвергают сведения за последние 3 года. Проверяющий истребует у представителя работодателя журнал учета проверок. Этот документ позволяет отслеживать периодичность контрольных мероприятий. В журнале органы по надзору за соблюдением трудового законодательства отмечают:

наименование контрольного органа;
дату начала и окончания проверки;
задачи и предмет, правовые основания для организации контрольных мероприятий;
перечень выявленных нарушений и выданных предписаний.

Проверка трудовой инспекцией малого предприятия

Целью проведения проверки малых предприятий является поиск нарушений трудовых прав сотрудников. При наличии соответствующих просьб проверяющий знакомит руководителя с административным регламентом проверки. Затем должностные лица проводят контрольные мероприятия и сообщают руководителю организации о результатах проверки.

Если государственный инспектор выявляет отступления от действующего закона, он:

выдает представителю юридического лица предписание с целью устранить выявленные нарушения в конкретные сроки, а также провести мероприятия по предотвращению травматизма среди работников;
контролирует исполнение выданных предписаний.